Privacybeleid

Privacybeleid Stichting Eijsdens Verleden

De Stichting Eijsdens Verleden verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacybeleid wordt antwoord gegeven op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door de Stichting Eijsdens Verleden.

Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden, spreken we over persoonsgegevens, ook wel contactgegevens genoemd. Bijvoorbeeld je adres, bankrekeningnummer of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

Wanneer een vereniging, zoals de Stichting Eijsdens Verleden, die persoonsgegevens heeft, moet ze daar zorgvuldig mee omgaan. Dat doen wij dus ook. Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Van wie verwerkt de Stichting Eijsdens Verleden persoonsgegevens?

De Stichting Eijsdens Verleden maakt gebruik van de persoonsgegevens ten behoeve van lidmaatschapsovereenkomst. De persoonsgegevens worden gebruikt voor de ledenadministratie, contributieheffing, informatieverstrekking en uitnodigingen voor bijeenkomsten. De gegevens worden verwerkt door de ledenadministratie en bewaard gedurende het lidmaatschap en daarna maximaal 7 jaar in de boekhouding.

Het fotoarchief van de Stichting Eijsdens Verleden zal worden ondergebracht in een collectiebank die beheerd wordt door Mediafiler. We verwijzen graag naar de privacyverklaring op hun website (https://mediafiler.com/wp-content/uploads/2018/05/20180515-Privacyverklaring-Mediafiler.pdf )

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

De penningmeester en de ledenadministrateur verwerken de persoonsgegevens.  Wij gebruiken hiervoor legitieme software, doen systeem updates, gebruiken unieke wachtwoorden en/of een password manager en gebruiken antivirus software/firewall.

Degenen die persoonsgegevens verwerken, hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend.

Waarvoor verwerkt Stichting Eijsdens Verleden persoonsgegevens?

Als je lid wilt worden van de Stichting Eijsdens Verleden of je wilt aboneren op Uit Eijsdens Verleden, of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Je hebt die verstrekt en geeft daarbij ook toestemming om die gegevens te gebruiken.

Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken. De gegevens kunnen in een enkele geval ook gebruikt worden voor promotiedoeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over een nieuwe activiteit, zoals o.a. lezingen en tentoonstellingen. Wil je niet benaderd worden dan kun je dat eenvoudig aangeven aan de secretaris ([email protected]).

Daarnaast kunnen persoonsgegevens verzameld worden als metadata bij ons fotoarchief. Indien u een bezwaar heeft bij het plaatsen van foto uit ons bestand, dan kunt u dit aangeven bij de secretaris en de foto zal verwijderd worden.

Verwerkt de Stichting Eijsdens Verleden ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, religie, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. Wij verwerken deze gegevens niet. Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat op basis van de wet zouden moeten doen en met jouw toestemming of als je dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Anders doen wij dat dus niet.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
Naast de penningmeester en de ledenadministrateur, kan het bestuur, indien noodzakelijk, jouw gegevens inzien.

Hoelang worden mijn gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie, zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is deze informatie nuttig om oud-abonee’s te informeren over bijvoorbeeld lezingen, tentoonstellingen, e.d. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften. Wij bewaren daarom jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is de Stichting Eijsdens Verleden gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

Kan ik zien welke gegevens de Stichting Eijsdens Verleden van mij verwerkt?
De gegevens kunnen worden ingezien bij de penningmeester en/of de ledenadministrateur. Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die wij van jou ontvangen hebben. Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons. Wij mogen jouw persoonsgegevens verwerken op basis van een door jou gegeven toestemming. Je hebt altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen over de verwerking van persoonsgegevens kun je terecht bij de penningmeester of de ledenadministrateurs en voor klachten bij het bestuur ([email protected]). Mocht je niet tevreden zijn, kun je ook nog altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. Indien je geen prijs stelt op informatie uit de stichting, of anderszins bezwaar hebt tegen gebruik van jouw gegevens, kun je dat aan ons doorgeven. Wij zullen in dat geval altijd reageren op jouw verzoek.

Wijzigingen privacybeleid
De Stichting Eijsdens Verleden behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Mocht dat nodig zijn, zullen wij dat altijd intern publiceren. Het is verstandig om dit privacybeleid voor het gebruik regelmatig te bekijken op deze website, zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent.

Disclaimer
Wij proberen zo zorgvuldig mogelijk met de privacybelangen om te gaan. Mocht u op enige foto staan afgebeeld en u hebt geen uitdrukkelijke toestemming gegeven, verzoeken wij u contact met ons op te nemen. Wij zullen die foto zo snel mogelijk verwijderen.  Mail naar: ([email protected]).

TOP